Tanto si eres un usuario
habitual de Excel (en sus versiones 2007 o 2003) como sí sólo echas mano de
esta hoja de cálculo de manera esporádica, te serán muy útiles los siguientes
10 trucos que hemos seleccionado para los usuarios.
Truco 1. Gráficas en 3D
Si sueles
incluir gráficas en tus hojas de cálculo para que la información de las tablas
se muestre de una forma más intuitiva, con la versión 2007 de Excel.
Para
comenzar, elegimos la tabla que queremos representar gráficamente y seleccionar
las celdas que aparecerán en la figura. En la pestaña Insertar acude al
grupo Gráficos y escoger entre los diferentes tipos el que más te
convenga: columnas, líneas, barras o dispersión, por ejemplo. Marca también el
modelo concreto dentro de la categoría que finalmente hayas elegido. La gráfica
se genera automáticamente en tu página, al tiempo que se muestra un nuevo grupo
de fichas en el menú de Excel, denominado Herramientas de gráficos, que
aparecerá siempre que se seleccione cualquier gráfica.
Truco 2. El formato condicional
Con el
objetivo de que tus datos numéricos ofrezcan información gráfica adicional, y
que de ese modo la visualización sea mejor sin necesidad de recurrir a
gráficos, Excel 2007 proporciona la opción de formato condicional para asignar
colores a las cifras.
En el grupo Estilo
de la pestaña Inicio se incluye la herramienta Formato condicional,
de modo que, tras seleccionar un rango de celdas, presiona sobre este botón y
marca la opción Barras de datos. Dentro de ella, tan sólo debes elegir
el color que quieres utilizar. La información que ofrecerá a continuación la
tabla es la misma, pero con un formato en el que es más sencillo identificar
los datos.
Truco 3. Funciones más visuales
Es posible
que te interese obtener información relativa a cualquier fórmula seleccionada en
Excel 2007, y conseguir este propósito es una tarea mucho más simple de lo que
imaginas.
Lo primero que debes hacer es determinar, dentro de la pestaña Fórmulas,
cuál será la tipología que utilices en tu tabla según la funcionalidad buscada.
Puedes comprobar cómo en esta pestaña se muestran diferentes clases de fórmulas
en función de su aplicación, como financieras, lógicas, texto, búsqueda y
referencias o matemáticas y trigonométricas.
Truco 4. Atajos del teclado
A través del
teclado podrás configurar algunas de las opciones de tu documento de Excel,
tanto si utilizas la versión 2003 como 2007, para trabajar más rápido. Tan sólo
combinando unas teclas serás capaz de insertar la fecha y hora actuales en el
archivo, ocultar y recuperar columnas o crear nuevas hojas.
Cuando en un documento tengas que insertar la fecha del día, no te preocupes en escribirla. Selecciona la celda donde quieres que aparezca y pulsa de forma simultánea los botones Ctrl y el signo de puntuación; (punto y coma) de modo que el día aparezca en la casilla. Si, además, quieres incluir la hora, haz clic al mismo tiempo en Ctrl, Mayús y el signo : (dos puntos) para que se muestre.
Truco 5. Escribe en varias hojas al mismo tiempo
Cuando
trabajas con Excel es habitual que determinados contenidos se repitan en
diferentes hojas del mismo libro. Para repetir esta información sin escribirla,
puedes recurrir a la sencilla tarea de copiar y pegar el texto, aunque cuando
el número de hojas es elevado el proceso puede resultar aburrido.
Prueba en su
lugar a utilizar el teclado para hacerlo, independientemente de la versión del
programa que estés usando.
Truco 6. El mismo logo para todas tus hojas
Puede
ocurrir que, al crear un nuevo libro en Excel 2003 o 2007, quieras insertar un
logotipo en todas las hojas de cálculo. Abre para ello una página y, en la
celda A1, introduce una imagen. Sólo tienes que acudir al menú Insertar,
escoger la categoría Imagen y elegir Desde archivo, si trabajas
sobre Excel 2003, o seleccionar directamente la fotografía desde ese menú, si
usas la versión 2007. Al pulsar sobre el botón Insertar del cuadro de búsqueda,
la imagen se incluirá en la esquina superior izquierda de tu hoja de cálculo, y
pon atención en el número de filas y columnas que ocupa para utilizarlo
después.
Truco 7. Protege elementos de la hoja de cálculo
Para impedir
que cualquier usuario pueda cambiar, mover o eliminar datos importantes de tus
hojas de cálculo, Excel 2007 ofrece la opción de proteger determinados
elementos, con o sin contraseña.
En primer lugar, en la ficha Inicio, acude al grupo
Celdas, haz clic en Formato y luego en Formato de celdas. Se mostrará entonces
un cuadro en el que se incluye la pestaña Proteger, así que pulsa sobre ella y
verás que las casillas aparecen bloqueadas por defecto, una característica que
puedes variar si te interesa. Ve ahora a la pestaña Revisar y, en el grupo
Cambios, acude a la opción Proteger hoja. Un nuevo recuadro muestra activada la
casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas. Habilita las opciones
Seleccionar celdas bloqueadas y Seleccionar celdas desbloqueadas, y escribe, si
quieres, una contraseña en el recuadro correspondiente para poder desbloquear
el contenido únicamente tú. Si tecleas una clave, el sistema te pedirá volver a
escribirla como confirmación.
Truco 8. Tus celdas con el mismo formato
Tal como
ocurre al escribir en Word, en cualquiera de las versiones de Excel puedes
determinar el formato del texto para darle la apariencia que estás buscando. El
problema es que, si quieres aplicar ese formato en diferentes celdas, puede
acabar siendo una tarea aburrida.
Los programas de Office incluyen, en el menú Inicio,
una herramienta denominada Copiar formato que permite dotar a una celda
de las mismas condiciones que otra.
Truco 9. Asegura la compatibilidad de las versiones
Aunque
Microsoft ha introducido importantes mejoras en Excel 2007, es posible que
estos avances y cambios no puedan apreciarse o funcionar en ordenadores que
estén equipados con una versión anterior del software. Y por ello resulta tan
importante asegurar la compatibilidad del archivo para poder ser abierto con
otros Excel más antiguos.
La forma de hacerlo es muy sencilla: pulsa el Botón
de Office, que es el icono que se muestra en la parte superior izquierda de
la pantalla, y ahí selecciona el menú Preparar. A continuación, presiona
en Ejecutar el comprobador de compatibilidad, para que el programa
revise el archivo en busca de problemas.
Truco 10. Inmoviliza filas o columnas
Si quieres
bloquear filas o columnas para que, cada vez que te desplaces por la hoja de
cálculo, se mantenga visible la información importante, es posible utilizar la
inmovilización de paneles.
En la hoja de cálculo, puedes bloquear la primera fila
o la primera columna, o bien aquéllas que te interese tener siempre visibles.
Para ello, selecciona la pestaña Vista, acude al grupo Ventana y
presiona sobre Inmovilizar paneles. Son tres las opciones que aparecen: Inmovilizar
fila superior, para mostrar siempre la primera fila; Inmovilizar primera
columna, para que ésta aparezca fija, o Inmovilizar paneles, para
que se repitan siempre los campos que a ti te interesen.
